連絡用のメールシステムの導入検討(R5.2.15)

現在、このホームページで自治会の情報を、ブログ主体で活用・公開・発信しているが、
①自治会長としての残りの任期１年、後任に負担をかけない方法で引継ぐ方策を提案出来ない。
②情報公開に限界がある。
③トラブルが発生した場合、専門家の対応が必要になる。

　そこで、これらの問題を解消するため、昨年11月に開催されたコミュニティ講習会で、南区桜学区連絡協議会様に発表頂いた、「マメール」と「グーグルドライブ」を用いた仕組みの利用を検討する事にした。

　「マメール」は、運用経費が安価なため、広く学校の連絡網として利用されている。富永自治会として1月から試用していたが、この20日に試用期間が過ぎるので、利用人数50人で契約した。まずは、組長、各種団体の長などで試験運用して、最終的には全住民を対象とする。
①XXXX@mamail.jpに本文に「入会」を記載し送信（表題無し）すると、プロフィールを入力する案内が送られ、それを記載すれば登録完了です。逆に「退会」を送れば退会できます。
②プロフィールは、会員氏名、組（選択）、地域活動（複数選択可）の入力を予定しています。
③個人情報のこともあり、この仕組みの中でメールアドレスは表示されません。
④管理者は、プロフィールの中から、メール対象者を抽出して必要なメールを送ることになる。そのメールを確認したかどうかの機能を付加して送ることもできます。
⑤アンケートをとり、集計することも可能です。
⑥スマホ、タブレット、パソコンなどからのメールに対応します。

　一方、「グーグルドライブ」は、Googleが提供するドライブ（Webサーバ）で、これもまた、安価に使い勝手の良い利用が可能となる。
①富永自治会で、XXX@gmail.comのアドレスを取得（済）すると、無料で１５GBまでのドライブが提供される。
②管理者は、このドライブにフォルダーを作成、公開したい電子情報（PDF、画像など）を登録する。
③公開したい情報のアクセス制限を「リンクを知っている全員」に変更して、そのURLをコピーする。
④このURLを「マメール」に貼り付けて配信すれば、情報の閲覧が可能となる。当然、利用者には情報があるグーグルドライブのURLが配信されるだけで、重たい情報は配信されない。
⑤利用者は、何ら煩わしい手続きをしなくても閲覧可能となる。

自治会で扱う回覧情報など含め公開出来る全ての情報を発信する事を考えており、利用者が閲覧するかどうかを判断するば良いと考えている。色々なアンケートを実施したり、災害時の安否確認にも当然利用できる。
なお、自治会のPRだけであれば、通常のブログを利用する。

今後、若い人にも地域活動に関心をもって頂く為にもICT化を進めて行かなくてはならい！
試験利用しながら、４月の総会で提案したいと考えている。

以上